Uma auditoria não deve ser vista como um momento de tensão, mas como uma oportunidade para verificar se os processos da empresa estão funcionando conforme planejado.

No entanto, muitas organizações acabam encontrando dificuldades durante auditorias por cometerem erros que poderiam ser evitados com preparação adequada.

Neste artigo, apresentamos os principais problemas identificados pelos auditores e como sua empresa pode evitá-los.

1. Falta de evidências dos processos

Um dos erros mais comuns é realizar atividades corretamente, mas não possuir registros que comprovem sua execução.

Durante uma auditoria, não basta afirmar que determinado procedimento é seguido. É necessário apresentar evidências objetivas, como:

• Registros de treinamentos;
• Relatórios de inspeção;
• Checklists;
• Indicadores de desempenho;
• Documentos de controle.

Uma frase muito conhecida nas auditorias resume bem essa situação:

“O que não está registrado, não pode ser comprovado.”

2. Documentação desatualizada

Muitas empresas elaboram procedimentos e documentos apenas para obter a certificação e acabam esquecendo de mantê-los atualizados.

Quando o auditor encontra documentos com versões antigas, informações divergentes ou procedimentos que não refletem a prática atual da organização, podem surgir não conformidades.

Por isso, é importante manter um controle eficiente da documentação.

3. Colaboradores sem conhecimento dos processos

Os colaboradores não precisam decorar normas, mas devem conhecer os procedimentos relacionados às suas atividades.

Durante as entrevistas, o auditor pode solicitar que funcionários expliquem:

• Como realizam determinada tarefa;
• Quais controles utilizam;
• Como registram informações;
• Como tratam problemas e desvios.

Quando há grande divergência entre o que está documentado e o que é executado na prática, a auditoria pode apontar falhas significativas.

4. Não tratamento de não conformidades anteriores

Outro erro recorrente é identificar problemas e não implementar ações corretivas eficazes.

Quando uma não conformidade reaparece em auditorias posteriores, isso demonstra falha no processo de melhoria contínua.

O auditor normalmente avalia:

• A causa raiz do problema;
• As ações implementadas;
• A eficácia das medidas adotadas.

 

5. Falta de monitoramento de indicadores

As normas de gestão exigem que a empresa acompanhe o desempenho de seus processos.

Muitas organizações definem indicadores, mas não realizam análises periódicas ou não utilizam os dados para tomada de decisão.

Indicadores sem acompanhamento acabam perdendo seu propósito e podem gerar questionamentos durante a auditoria.

6. Treinamentos sem comprovação

Treinar equipes é importante, mas também é necessário registrar essas atividades.

O auditor pode solicitar evidências relacionadas a:

• Capacitações realizadas;
• Lista de presença;
• Certificados;
• Avaliações de eficácia dos treinamentos.

Sem registros, torna-se difícil demonstrar que os colaboradores possuem a competência necessária para executar suas funções.

7. Falta de envolvimento da liderança

Um sistema de gestão eficiente depende da participação ativa da direção.

Quando os líderes não acompanham indicadores, não participam das análises críticas ou não demonstram comprometimento com o sistema, isso pode ser identificado durante a auditoria.

As normas ISO valorizam fortemente o papel da liderança no sucesso do sistema de gestão.

Como evitar esses problemas?

Algumas boas práticas ajudam a reduzir significativamente o risco de não conformidades:

✔ Manter documentos atualizados;

✔ Realizar auditorias internas periódicas;

✔ Capacitar colaboradores continuamente;

✔ Monitorar indicadores de desempenho;

✔ Registrar evidências das atividades realizadas;

✔ Tratar não conformidades de forma eficaz;

✔ Garantir participação ativa da liderança.

Auditoria não é um exame surpresa

Empresas que mantêm seus processos organizados durante todo o ano geralmente encaram auditorias com tranquilidade.

O objetivo não é buscar erros, mas verificar se o sistema de gestão está funcionando de maneira eficaz e contribuindo para a melhoria contínua da organização.

Sua empresa está se preparando para uma auditoria de certificação?

O ITAC realiza auditorias com foco em conformidade, transparência e melhoria contínua, contribuindo para o fortalecimento dos sistemas de gestão das organizações. Entre em contato para saber mais.